L’ABC della realizzazione di un progetto (sociale): la mia storia

Dopo mesi di silenzio, torno a pubblicare sulla Traccia Nomade, blog personale di riflessione su ONG, cooperazione internazionale e volontariato. Avevo anticipato che questo silenzio era dovuto alla realizzazione di un progetto al quale tenevo moltissimo,  ed è arrivato il momento di condividerlo!

Si tratta della fondazione di una nuova associazione, nata in Italia ad agosto per dare una mano sia a coloro che desiderano mettersi in gioco e partire come volontari all’estero che alle associazioni che hanno bisogno di collaboratori.

Con questo post desidero condividere con voi il percorso che ho dovuto affrontare, dall’idea originale alla costituzione dell’associazione di promozione sociale, passando per gli ostacoli economici e legali, gli errori ed i sogni per il futuro. Non si sa mai che tra di voi ci sia qualcuno con un’idea brillante che aspetta solo di venire alla luce!

• Preambolo: quella scintilla che trasforma le idee in progetti

Ormai sarà passato più di un anno da quando ho detto per la prima volta: mi piacerebbe fare qualcosa per diffondere il volontariato internazionale in Italia. Del resto, anche l’idea stessa della Traccia Nomade è nata un po’ dalla speranza di poter far conoscere luci ed ombre del mondo della cooperazione internazionale e di fomentare il dibattito su temi di grande importanza per il settore, come gli amici di Xlestrade hanno raccontato in questo articolo.

Ma La Traccia Nomade non poteva soddisfare le necessità di color che poi mi scrivevano in privato per chiedermi raccomandazioni specifiche su dove fare volontariato. Né poteva rompere le barriere per arrivare a coloro che non hanno mai pensato che fare volontariato all’estero potrebbe essere una delle esperienze più emozionanti e significative della loro vita.

L’obiettivo era ambizioso: la diffusione su grande scale del volontariato internazionale in Italia! Ma tra il dire e il fare… Sono rimaste tutte parole, fino a che non sono arrivate all’orecchio del secondo co-fondatore di questa nuova associazione che ha semplicemente detto: “Perché non lo facciamo?”

Ed è così che io, con il mio bagaglio di progetti sociali internazionali e vita non-profit, mi sono alleata con Ivan, imprenditore con una forte vocazione per l’impresa sociale, per dar vita ad Ayni Cooperazione.

• Mai e poi mai lanciarti in una nuova avventura senza un piano (ad anche un piano B)

I primi giorni ero un vulcano di idee. Ne tiravo fuori una dietro l’altra, dimenticandone qualcuna per strada ed arrivando a pericolosi livelli di utopia. Ero emozionatissima! Ma le prime riunioni con Ivan, ci hanno aiutato recuperare il controllo della situazione e a canalizzare tutto il nostro entusiasmo per raggiungere obiettivi concreti.

Avere un piano è essenziale per dar vita ai propri progetti. Tutti noi abbiamo esperienza di “pianificazione”: una festa di compleanno in grande, un viaggio, l’arredamento di una nuova casa. Ma quando il puzzle si fa più complicato, è meglio ricorrere all’uso di utili strumenti che ti aiutano a mettere le idee al posto giusto.

Per la  pianificazione di Ayni,  si sono rivelati particolarmente utili:

• L’analisi PEST: per capire quali fattori avrebbero influenzato Ayni dall’esterno (PEST sta per Politica, Economica, Sociale, Tecnologica)
• Analisi della “concorrenza”: termine forse non adatto al mondo delle non-profit, ma comunque un passo necessario per conoscere a fondo l’ “ambiente”
• La matrice SWOT: per analizzare i tuoi punti di forza (Strengths), le tue debolezze (Weaknesses), le opportunità (Opportunities) e le minacce (Threats)
• Business Model Canvas: uno strumento fantastico per mettere nero su bianco l’essenza del tuo progetto
• Brand Essence Building: per definire l’identità di Ayni e ciò che vuole trasmettere.
• Tasks management: noi abbiamo usato un semplice foglio Excel per visualizzare tutte le mansioni necessarie, distribuite nel tempo ed affidate ad uno dei collaboratori. Uno strumento vitale.

 

• Limitazioni, risorse ed errori

Anche se non abbiamo ancora concluso il nostro percorso iniziale,  abbiamo già fatto abbastanza strada per guardarci indietro e cominciare ad imparare dai nostri errori. Credo che i più importanti siano stati soprattutto il sopravvalutare le nostre limitate risorse.

• Tempo: ho un lavoro full-time che fino a poco tempo fa esigeva uno spostamento giornaliero di circa 2 ore e mezza (andate e ritorno). All’inizio ho cercato di usare tutti i miei momenti liberi per svolgere le attività necessarie allo sviluppo di Ayni (sere, fine settimana, nonché spostamenti in treno). Non ha funzionato, e invece di avanzare più rapidamente, sono arrivata ad un momento di stallo dovuto, probabilmente, all’esaurimento delle mie forze!
  • Conclusioni: sii realista e pianifica il tuo progetto nel tempo senza esaurire le tue risorse prima del suo completamento

 

• Risorse economiche: sfortunatamente Ayni non ha potuto contare su fondi che si possano chiamare tali. Questo vuol dire che non potevamo contare su nient’altro che i nostri risparmi. Ad un certo punto, presa dalla voglia di fare le cose perfette, ho perso varie settimane per trovare un designer che ci facesse la pagina web su WordPress, per poi giungere alla conclusione che i soldi (non pochi) che volevo spendere per realizzare il sito perfetto, sarebbero stati meglio investiti in altre cose, tra le quali le spese legali di registrazione(che ovviamente non avevo considerato).
  • Conclusioni: pianifica bene i costi del tuo progetto ed individua quelle spese che sono assolutamente necessarie per l’esistenza stessa della tua associazione.

 

• Know-how: anche se io e Ivan formiamo una grande squadra, apportando conoscenze e prospettive molto diverse tra loro al progetto, non possiamo fare tutto da soli. E questo è risultato evidente varie volte, ma soprattutto al momento di procedere con la registrazione dell’associazione presso gli uffici competenti. È vero che oggi giorno si trova tutto su internet, ma si trova anche il contrario di tutto, e alla fine uno non sa più a chi credere. Ci siamo quindi dovuti rivolgere ad un esperto e devo dire che il processo burocratico è andato benissimo e senza intoppi (se ti potesse interessare, si tratta dell’associazione PAIR di Roma).
  • Conclusioni: riconosci i tuoi limiti e chiedi aiuto quando è necessario (ricorda che questo può comportare costi aggiuntivi!). Cerca, inoltre, di circondarti di amici e collaboratori che ti possano aiutare, ne avrai bisogno!

 

• La registrazione di Ayni: ovvero tanta burocrazia e una squadra formidabile

La registrazione di un’associazione presso gli uffici competenti, ovvero l’Agenzia delle Entrate, è un processo un po’ gravoso, ma offre anche utili spunti per cominciare a pensare alla struttura interna della tua novella non-profit.

Per noi ha significato riunirci con tutti a sostenitori di Ayni (oggi soci fondatori e membri a tutti gli effetti) per redigere e firmare due documenti importantissimi: l’Atto costitutivo e lo Statuto dell’associazione. Senza questi, Ayni non esisterebbe all’interno del mondo delle associazioni italiane. Vi rimando alla sopracitata associazione PAIR per saperne di più.

Vi lascio solamente alcune raccomandazioni:

• Non prendete il processo sotto gamba perché presenta delle complicazioni
• Informatevi bene sui tipi di associazioni che esistono in Italia e quali doveri comparta la costituzione dell’uno o dell’altro
• Considerate i costi di registrazione
• Non pensate che otterrete informazioni precise all’Agenzia delle Entrate. Dovete arrivare lì con le idee chiarissime per non commettere errori

 

• Networking, marketing e il resto

Work in progress! Potrete seguire gli sviluppi su Twitter, LinkedIn e Facebook! Vi aspettiamo!

 

Qualcuno di voi ha vissuto un’esperienza simile? Quali sono le gioie e i dolori relazionati con la realizzazione di un progetto sociale, sia questi un’associazione o un altro tipo di entità?